Automatisk bogføring handler også om kontrolspor

Bogføringsloven definerer kontrolspor direkte

Kontrolspor er de oplysninger, der dokumenterer registreringernes rigtighed.

Bogføringsloven definerer kontrolspor som de oplysninger, der dokumenterer registreringernes rigtighed. Loven kræver samtidig, at registreringer kan dokumenteres ved bilag og indeholder henvisninger til dem.

Det betyder i praksis, at en automatisk kontering ikke bør stå alene. Det skal være muligt at se, hvilket bilag der lå bag, hvornår transaktionen blev registreret, og hvordan den hænger sammen med regnskabet.

Digitale standard bogføringssystemer har konkrete systemkrav

Bekendtgørelsen stiller krav til de oplysninger systemet skal bevare.

Bekendtgørelse nr. 97 af 26. januar 2023 kræver blandt andet felter for transaktionsdato, beløb, bilagsnummer og transaktionstekst. Den kræver også mekanismer, der understøtter kontrolsporet for bogførte transaktioner.

• Transaktionen skal kunne identificeres entydigt.
• Bilaget skal kunne findes igen.
• Registreringsdatoen skal være kendt.
• Systemet skal bevare de nødvendige data i den krævede periode.
• Automatisering må ikke gøre dokumentationen uigennemsigtig.

Automatik bør kunne forklares

En bruger skal kunne forstå, hvorfor systemet foreslog eller udførte en handling.

Kontrolsporet gør fejl lettere at rette

Dokumentation er også et driftsværktøj.

Når en fejl opdages, er spørgsmålet ikke kun hvad der er forkert, men hvordan registreringen opstod. Et tydeligt kontrolspor gør det muligt at finde kilden, rette fejlen og vurdere, om samme mønster findes andre steder.