Bogføringsloven definerer e-faktura som strukturerede data
Formatet er en del af forskellen.
Bogføringsloven definerer en e-faktura som en faktura eller kreditnota, der er udstedt, sendt og modtaget i et struktureret elektronisk format, som gør automatisk og elektronisk behandling mulig.
Det er derfor nyttigt at skelne mellem en billedfil eller PDF og et struktureret dokument, hvor felter som beløb, CVR-nummer, fakturanummer og moms kan behandles direkte af modtagersystemet.
Automatisk afsendelse og modtagelse er et lovkrav til systemerne
Bogføringslovens § 15 kobler digital bogføring og e-fakturering sammen.
Efter bogføringslovens § 15 skal digitale bogføringssystemer blandt andet understøtte automatisering af administrative processer, herunder automatisk fremsendelse og modtagelse af e-fakturaer.
For ikke-registrerede digitale bogføringssystemer fastsætter bekendtgørelse nr. 205 af 29. februar 2024 konkrete krav om, at systemet via Nemhandel i OIOUBL-format automatisk kan sende og modtage elektronisk faktura og kreditnota samt afsende application response efter den gældende standard.
Strukturerede dokumenter reducerer genindtastning
Når felterne følger med som data, kan flere trin automatiseres sikkert.
- Modtageren kan identificere leverandør og fakturanummer automatisk.
- Beløb og moms kan læses uden OCR.
- Kreditnotaer kan kobles til det relevante flow.
- Statusbeskeder kan sendes maskinelt.
- Dokumentet kan indgå direkte i bogførings- og godkendelsesprocessen.
Det praktiske mål er en sammenhængende kæde
Transporten er kun én del af processen.
Et robust e-fakturaflow omfatter både oprettelse, validering, transport, modtagelse, status og bogføring. Hvis ét led kun håndteres manuelt, mister virksomheden en del af gevinsten ved det strukturerede format.
