Hvad er en difference?
En difference opstår, når der er forskel på den saldo, din bank viser, og den saldo dit regnskabssystem beregner for samme dato. Det kan skyldes en transaktion, der er bogført, men ikke er nået banken endnu, eller omvendt.
- Bankens saldo: Det faktiske beløb på kontoen ifølge kontoudtoget.
- Regnskabsmæssig saldo: Beregnet ud fra alle bogførte posteringer.
- Difference: Forskellen mellem de to. Mål: nul kr.
Det er helt normalt at have en difference midt i måneden, f.eks. fordi en betaling er godkendt men ikke clearet. Problemet opstår, når differencen ikke kan forklares.
De hyppigste årsager til differencer
- Transitposteringer: En udgående betaling er registreret i regnskabet, men ikke trukket i banken endnu (1-2 bankdage).
- Bankgebyrer og renter: Trækkes af banken uden forudgående faktura.
- Valutakursforskelle: Udenlandske betalinger omregnes til dagskurs ved modtagelse.
- Dobbeltbogføring: Samme faktura er bogført to gange. Søg på beløb og leverandør.
- Manglende bogføring: En banktransaktion er indlæst men aldrig bogført.
- Forkert periode: En postering er dateret i forkert måned, f.eks. en decemberfaktura bogført i januar.
Valutadifferencer kan virke forvirrende, fordi beløbet på kontoudtoget og fakturaen er i to forskellige valutaer. Hours omregner automatisk ved matchning, men tjek altid at kursdatoen er korrekt.
Trin-for-trin: find og ret en difference
- Trin 1: Åbn Bankafstemning og se det viste differencebeløb øverst.
- Trin 2: Sorter uafstemte transaktioner efter beløb, der svarer til differencen.
- Trin 3: Tjek om der er en åben postering med samme beløb.
- Trin 4: Er differencen sammensat af flere poster, brug filteret 'Uafstemt' og gennemgå ældste transaktioner først.
- Trin 5: Ret fejlen (manglende bilag, forkert konto, dobbeltbogføring) og match transaktionen.
- Trin 6: Opdatér saldokontrollen, differencen falder til nul.
Skriv differencens beløb ned og søg direkte i bogføring efter det nøjagtige beløb. Er differencen f.eks. 1.250 kr, find alle posteringer med præcis 1.250 kr og gennemgå dem.
Eksempel: transitpostering
- Du overfører 5.000 kr til en leverandør den 30. juni.
- Bogføringen registreres den 30. juni i regnskabet.
- Banken clearer overførslen den 1. juli.
- Den 30. juni er der en midlertidig difference på 5.000 kr. Den forsvinder den 1. juli.
Differencer ved årsafslutning
Ved årsafslutning skal alle differencer forklares og lukkes. Revisor vil typisk kræve en afstemningserklæring, der viser at regnskabets banksaldo stemmer med kontoudtoget pr. 31. december.
- Udskriv kontoudtog pr. 31. december fra banken.
- Sammenlign med Hours' banksaldo pr. 31. december.
- Identificér alle uafstemte posteringer med dato 31. december eller tidligere.
- Bogfør manglende posteringer og luk dem inden indsendelse.
Undgå at nulstille en difference ved at oprette en modpostering uden underliggende dokumentation. Det er en fejl, der kan føre til korrektion ved revision.